Grupo Pirámide: Así nos preparamos para ser OEA

Milagros Gamarra

Milagros Gamarra

Gerente Legal – Operaciones, Grupo Pirámide, Perú

 

Desde hace algún tiempo en Perú se escucha mucho el termino OEA entre las personas que trabajamos en el ámbito de comercio exterior, pero son pocas las que realmente conocen lo que es e implica estar calificado como OEA.

Recuerdo las conversaciones con mi padre -Gerente General de Pirámide Agencia de Aduanas – planteando y valorando ¿nos certificamos o no? Éramos conscientes que el estar certificados como OEA conlleva una serie de exigencias y, ¿estábamos listos para asumir el compromiso? Pues sí, luego de analizar los diversos impactos que esto nos generaría decidimos aventurarnos y empezar con todo el proceso de certificación.

El proceso que, como empresa, se debe pasar para obtener la certificación no es fácil. No se trata únicamente de instaurar procesos estándares, cumplir con unos requisitos adicionales y listo presentar el expediente, va mucho más allá de ello. Como agentes de aduanas y, por lo tanto, como parte de la cadena logística la ética es lo primero, pues este es un plus pero que se debe demostrar en cada una de nuestras acciones y no solo ostentarlo.

Una vez que tomamos la decisión de certificarnos como OEA, la pregunta fue ¿Qué resulta lo más sencillo, rápido y menos costoso para certificarnos? ¿Hacerlo nosotros? ¿Que nos asesore una empresa especializada? En nuestro caso optamos por contratar una empresa que nos brinde el servicio de asesoría. La oferta de empresas que ofrecen dicho servicio en Perú es bastante reducida. A pesar de ello, pudimos contactar con la empresa Export & Import Consultancy, quienes entendieron que nuestro objetivo no solo era obtener la certificación, sino que lo que buscábamos era elaborar procesos coherentes con la realidad de nuestra empresa y que no queden como parte de nuestro archivo, sino que sean utilizables, para lo cual no tenían que ser procesos complejos, muy por el contrario, tenían que ser simples, puntuales y sobre todo realistas.

¿Qué implicó prepararnos para ser OEA? Ejecutar la decisión de calificar como OEA implica mucha responsabilidad y compromiso no solo del empresario, sino de todo el equipo de trabajo que forme parte de la compañía. Nosotros tardamos aproximadamente 4 meses en armar los procesos de acuerdo a nuestra realidad y necesidad, capacitar al personal, adquirir algunos equipos adicionales, entre otros. Sé que hay empresas que demoran mucho menos tiempo y ello se debe a que no existe un plazo medio para la implementación OEA, este va a depender de la realidad de la empresa y sobre todo del compromiso y esfuerzo en que todo se haga de la mejor forma.

Mirando el proyecto de forma global, considero que se puede destacar lo siguiente:

  • Recurso Humano: El ser OEA genera responsabilidad y correcto desarrollo de la cadena logística, pero además implica que todo el equipo esté debidamente capacitado tanto en conocimiento teórico-operativo como en lo que representa tener esta calificación. Por ello, nosotros teníamos reuniones semanales en las que se acordaba una agenda de avance y se reflexionaba sobre las mejoras. En estas reuniones participaban de manera aleatoria los colaboradores con el fin de que se comprometan más con el proceso y puedan dar su opinión respecto a determinados temas. Como en todo proyecto, debe haber una persona responsable de la correcta ejecución de los nuevos procesos y demás. Nosotros nombramos a una persona del equipo encargada de proporcionar la información necesaria.
  • Elaboración de procesos: Si bien nosotros teníamos procesos ya documentados, estos no se ajustaban a nuestras necesidades, porque no resultaban utilizables, pues eran muy complejos y estaban diseñados de acuerdo a la realidad de años atrás. Por lo tanto, tuvimos que construir cada uno de los procesos, para lo cual tuvimos que autoanalizarnos y como consecuencia de ello, pudimos determinar las oportunidades de mejora y efectuar los cambios necesarios. Un ejemplo muy sencillo, desburocratizar la autorización para la numeración de la DAM.
  • ¿Vale la pena invertir tiempo y dinero? Para mí sí, pues considero que esta calificación, a diferencia de otras, genera beneficios operativos que se reflejan en un servicio con valor agregado que nos obliga a nosotros, los agentes de aduanas, a trabajar de manera más responsable y profesional.
  • ¿Volvería a pasar por todo el proceso de certificación? Sin pensarlo digo que sí, pues toda esta implementación que se debe realizar nos permitió reaprender lo que hacemos día a día, determinando las oportunidades de mejora y ejecutando los cambios correspondientes.

Como lo dije al inicio, el proceso de certificación no es fácil, es muy desgastante y a veces por la vehemencia de que todo salga perfecto y rápido puede resultar frustrante, pero es ahí donde juega un rol muy importante el soporte de una persona con experiencia, como mi padre, con quien a pesar de las múltiples discusiones que tuvimos en el camino, pudimos encontrar lo que yo llamo el equilibrio generacional que permitió ver nacer nuestro común proyecto, ser una agencia OEA.

El entorno de mercado es cambiante y presenta nuevos retos y oportunidades, siendo el OEA uno de ellos. Pirámide Agencia de Aduanas así lo entendió y emprendió el camino. Espero que estas notas les puedan servir si están pensando en ser OEA y para quienes ya lo sean quizá pueda animarlos a compartir su experiencia con el resto de socios de la Asociación Internacional de Operadores Económicos Autorizados Aduaneros y Logísticos. Gracias por este espacio para dirigirme a todos ustedes. Nos tienen en Lima a su disposición.

Piramide

“¿Volvería a pasar por todo el proceso de certificación OEA? Sin pensarlo digo que sí, pues toda esta implementación que se debe realizar nos permitió reaprender lo que hacemos día a día, determinando las oportunidades de mejora y ejecutando los cambios correspondientes” Milagros Gamarra, Gerente Legal – Operaciones de Grupo Pirámide, Perú

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